Constructief samenwerken op afstand: 5 tips voor leidinggevenden

Maaike Dejonckheere

L&D consultant bij Cevora, jarenlange hands-on ervaring in verschillende HR-domeinen. Helpt kmo’s bij de praktische uitwerking van een leerbeleid zodat bedrijf én medewerkers groeien. Ontwikkelt hiervoor handige HR-tools & templates.
Maaike Dejonckheere
Leestijd: 4 minuten

Waar samengewerkt wordt, zijn meningsverschillen onvermijdelijk. En daarmee omgaan is niet vanzelfsprekend, zeker als dat van op afstand moet gebeuren. Denk maar aan internationale teams, bedrijven met meerdere vestigingen en organisaties waarin getelewerkt wordt. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers ook dan constructief samenwerken?

Conflicten: geen vloek, maar een zegen

In hun boek ‘Conflictcoaching’ definiëren experts Francine ten Hoedt en Marijke Lingsma een conflict als ‘een botsing tussen twee waarheden die niet in één verhaal passen’. We beschouwen conflicten dan ook vaak als iets negatiefs: we vinden ze lastig, vermoeiend en stresserend. Veel mensen gaan conflicten daarom het liefst uit de weg.

Maar daardoor worden heel wat problemen niet aangekaart en dus ook niet opgelost. Door conflicten te vermijden, missen we bovendien de kans om er voordeel uit te halen. Want conflicten houden ons scherp en helpen ons te groeien, individueel en als team. Benaderen we conflicten op de juiste manier, dan zijn ze een drijfveer voor vooruitgang.

Maak werk van een constructieve omgeving

Een handig hulpmiddel om goed met conflicten te leren omgaan, is de piramide van Lencioni. Het model vertrekt van de vijf grootste frustraties bij teamwork en toont aan hoe je die negatieve gevoelens omzet in een constructieve werksfeer. Belangrijk is om die piramide stap voor stap op te bouwen. Je kan pas overgaan naar de volgende laag als de laag eronder goed zit.

Werken veel medewerkers op afstand, dan sta je voor een extra uitdaging. Daarom geven we je bij elke stap een praktische tip.

1. Schep een sfeer van vertrouwen

In teams met een gebrek aan vertrouwen durven medewerkers zich niet helemaal open te stellen. Tijdens een vergadering zullen ze het achterste van hun tong niet laten zien, maar daarna ventileren ze hun frustraties wel bij die ene collega. Of ze kroppen ze op.

Alleen iemand die je echt goed kent, kan je helemaal vertrouwen. Geef je medewerkers daarom de kans elkaar beter te leren kennen. Zo komen ze te weten wat er bij hun collega’s leeft en zal het onderlinge vertrouwen groeien. Ze zullen zich zo ook sneller kwetsbaar durven opstellen en open in debat gaan.


Tip: organiseer regelmatig een virtueel koffiemoment met je team. Praat niet over het werk, maar vraag hoe het met iedereen gaat, hoe je medewerkers zich voelen bij het thuiswerk … Zorg dat ieder teamlid aan het woord komt.


2. Stimuleer constructief debat

Ga je als team conflicten en discussies uit de weg, dan is er geen ruimte voor verbetering en groei. Alles lijkt goed te gaan, maar die harmonie is kunstmatig. Onderhuids sluimeren onenigheden die spanning en stress veroorzaken en je team onder druk zetten.

Is er een goede basis van vertrouwen, dan hebben medewerkers geen schrik om met elkaar in discussie te gaan. Ze weten dat hun collega’s dezelfde doelstellingen hebben, ook al verschilt hun mening over de manier van aanpak. In een constructief debat leggen medewerkers hun ideeën samen om vervolgens samen op zoek te gaan naar de beste oplossing voor het teambelang.


Tip: vermijd bij conflicten communicatie via e-mail. Via dat kanaal hoor je immers de stem van de ander niet en vang je geen non-verbale communicatie op. Daardoor krijg je een ongenuanceerde boodschap. Vraag je medewerkers om zoveel mogelijk in dialoog te gaan via videoapplicaties als Teams, Zoom en Skype.


3. Creëer duidelijkheid en betrokkenheid

“Mensen voelen zich niet verantwoordelijk voor de resultaten als ze niet weten hoe ze deel uitmaken van het plan”, zegt Lencioni. Onduidelijkheid is dan ook de grootste bedreiging voor betrokkenheid.

Zorg daarom dat alle taken, deadlines en verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk zijn. Als een medewerker exact weet wat hem of haar te doen staat, is de kans een stuk groter dat hij of zij zich betrokken voelt.


Tip: hou een check-out op het einde van elke virtuele teammeeting. Zet alle to-do’s nog eens op een rij en verstuur het overzicht via mail of een ander kanaal. Zo kan iedereen de informatie later nog eens raadplegen.


4. Maak je team verantwoordelijk

Niet alleen de leidinggevende heeft verantwoordelijkheid. Ook de teamleden moeten die opnemen. In teams zonder verantwoordelijkheid ligt de lat al snel lager. En daar zullen de resultaten onder lijden.

Stimuleer medewerkers dan ook om elkaar aan te spreken als de afspraken niet nageleefd worden. Wie niet helemaal aan de verwachtingen voldoet, zal door die gedeelde verantwoordelijkheid een tandje bijsteken. En zo zal het niveau van het werk de hoogte ingaan.


Gedeeld leiderschap

Zitten de onderste drie lagen van de piramide goed, dan kan je als leidinggevende een deel van de controle uit handen geven en vertrouwen op de kwaliteiten en motivatie van je teamleden om het werk tot een goed einde te brengen. Ook op afstand. In dit artikel lees je hoe je zo’n systeem van gedeeld leiderschap in je organisatie integreert.


5. Focus op de groepsresultaten

Medewerkers die meer met zichzelf bezig zijn dan met het team zijn contraproductief en werken frustraties in de hand. Volgens Lencioni is dit een van de grootste ergernissen bij werken in teams.

In een goed functionerend team denken medewerkers in de eerste plaats aan het teambelang. De resultaten zijn het gemeenschappelijke doel waar individuele aspiraties ondergeschikt aan zijn. Maak als leidinggevende dan ook duidelijk wat die doelstellingen zijn en deel de resultaten na afloop van een project. Zo zien je medewerkers welk resultaat hun inspanningen opleverde.


Tip: communiceer helder over de doelstellingen en (tussentijdse) resultaten. Bespreek ze zowel tijdens individuele overlegmomenten als in teammeetings en benadruk de bijdrage van elk teamlid. Geef en vraag na elk project ook duidelijke feedback.


Inzetten op de talenten in jouw organisatie?

Ontdek onze opleidingen over leiderschap en hr.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van opleidingen op jouw maat, blog-artikels over de nieuwste trends, events die je netwerk boosten en tips die je carrière vooruithelpen.

Schrijf je in

Gerelateerde posts