Crash Course: hoe schrijf je mails met een duidelijke boodschap?

Hanne Janssens

Contentmarketeer voor Cevora. Zoekt en deelt graag nieuwe inzichten en verhalen op het vlak van werkgeluk, HR, leercultuur, arbeidsmarkt en loopbaan.
Hanne Janssens
Leestijd: 3 minuten

In Crash Course krijgen docenten één minuut om te vertellen over hun vakgebied. Wie het dichtst bij de minuut zit, is onze Crash Course Master.

Hoewel samenwerkingskanalen als Microsoft Teams en Slack in opmars zijn, blijft e-mail het kanaal bij uitstek voor professionele communicatie. Hoe zorg je dat je boodschap niet ondergesneeuwd raakt in de overvolle inbox van je contactpersoon? Communicatietrainer Claudia Fortes legt uit hoe je doeltreffende mails schrijft.

Bekijk hoe Claudia het ervan afbracht:

Claudia geeft je hieronder graag nog iets meer uitleg bij haar Crash Course.

De omgekeerde piramide

Claudia: “Starten met je kernboodschap is dé tip voor doelgerichte communicatie via om het even welk kanaal. Het tv-journaal opent niet voor niets met de hoofdpunten. Begin je met de essentie, dan:

  • trek je meteen de aandacht van je kijker of geadresseerde,
  • zal die meer geneigd zijn de rest van je bericht te lezen,
  • is de kans groter dat je het beoogde doel bereikt.

Mails kunnen verschillende doelstellingen hebben. Misschien wil je gewoon informeren, zoals de makers van een tv-journaal. Maar wil je bijvoorbeeld dat iemand snel belangrijke gegevens doorstuurt? Maak die hoogdringendheid dan meteen duidelijk.

Het principe van de omgekeerde piramide helpt je doeltreffende mails te schrijven. In de bovenste laag – het begin van je bericht – zit je kernboodschap. Daarna volgt de iets minder belangrijke context. Eindigen doe je met de details.”


Duidelijk communiceren via e-mail en andere kanalen? Ontdek onze opleiding ‘Overtuigend schrijven: 5+ schrijftips die altijd werken’.


Een blik op de bovenste laag

Claudia: “Het eerste wat de bestemmeling van je mail ziet, is het onderwerp. Zorg dan ook dat die subject line duidelijk is en opvalt in de massa berichten die veel bedienden te verwerken krijgen. Gebruik niet alleen te algemene woorden, zoals ‘feedback’ of ‘document’, maar kies de juiste inhoudelijke kernwoorden.

Voeg ook de actie die je wil bereiken toe – ‘ondertekenen offerte bureaustoelen’ of ‘datum teambuilding prikken’, bijvoorbeeld – en vul eventueel aan met de deadline waartegen je een antwoord verwacht.

De mail zelf start je uiteraard met een aanspreking. In de eerstvolgende zinnen stop je weer zo kort en krachtig mogelijk je kernboodschap. Je herneemt wat in je onderwerp stond, maar legt het uit in iets meer woorden en vermeldt zeker nog eens de beoogde actie. Vervolgens ga je over tot de context en details.


Hoe schrijf je een professionele e-mail in het Engels? Ontdek hier onze opleiding.


Extra nadruk leggen

Vallen de twee onderste lagen van je piramide nogal lang uit? Aarzel dan zeker niet om op het einde van je mail de essentie nog eens te herhalen.

Je boodschap kracht bijzetten door bepaalde kernwoorden te onderstrepen kan zeker. Drukletters en rode tekst vallen af te raden – dat komt nogal agressief over en kan een averechts effect hebben. Zo belandt jouw mail misschien toch onderaan de stapel, ondanks alle aandacht die je eraan besteedde.”


Jezelf blijven ontwikkelen om efficiënter te werken?

Ontdek onze opleidingen professionele ontwikkeling

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van opleidingen op jouw maat, blog-artikels over de nieuwste trends, events die je netwerk boosten en tips die je carrière vooruithelpen.

Schrijf je in

Gerelateerde posts