De zoektocht naar een nieuw LMS: 5 vragen voor een goede analyse

Als je weet dat er makkelijk 1300 dergelijke Learning Management Systems (LMS) bestaan, hoe vind je dan de LMS die voor jouw organisatie geschikt is? Tijd voor deel drie van onze reeks rond de keuze van een nieuw LMS. (Die vorige delen? Lees hier hoe je het kaf van het koren scheidt en krijg hier klaarheid rond enkele complexe e-learningtermen.)

Cevora, de uitgever van deze blog, doet deze oefening momenteel zelf. Een uitstekende gelegenheid om jullie een aantal tips te geven op basis van onze eigen ervaring.

Disclaimer: aan het einde van dit artikel bieden we geen antwoord op de vraag wélk LMS de enige echte juiste keuze is. We geven je wel een aantal handvaten mee om op z’n minst een gefundeerde beslissing te nemen.

Analyse, analyse en – jawel – analyse, op basis van 5 vragen

Dit zou een open deur moeten zijn, maar vaak wordt de belangrijkste eerste stap vergeten: maak eerst en vooral een grondige analyse van wat je nou precies wilt van je LMS. Weet dus eerst wat je wilt bereiken, wat je wilt kunnen doen in het systeem en wie er gebruik zal maken van het LMS.

Zoek daarvoor het antwoord op deze vijf vragen:

1. De eindgebruiker: wie gaat het LMS gebruiken?

Hoe je het ook draait of keert, je systeem gaat gebruikt worden door mensen. Wie zijn die mensen? Wat wil jij dat zij kunnen doen? Wat moeten ze kunnen zien? En omgedraaid: wat willen zij zélf kunnen?

Ook: kunnen alle gebruikers hetzelfde doen? Of heb je verschillende types gebruikers met elk hun eigen noden, wensen en toelatingen? We spreken in dit geval vaak over de verschillende ‘personae’. Het is belangrijk dat je alle personae duidelijk hebt gedefinieerd om te weten te komen wat zij willen en, uiteindelijk, hoe een LMS hen daarin kan helpen.

Eens je personae hebt, kan je de customer journey uittekenen. Daarin bepaal je, stap voor stap, wat je wil dat de gebruiker kan doen en hoe dat verloopt. Zo achterhaal je al snel mogelijke knelpunten of problemen. Dit worden de belangrijkste aspecten waarvoor je nieuw LMS een oplossing moet bieden.

2. Wat is het doel van het systeem en de visie van je organisatie?

Wat wil je bereiken door dit systeem aan te bieden? Wil je enkel een bibliotheek aan opleidingen aanbieden of wil je gestructureerde opleidingspaden aanbieden, op basis van strak gedefinieerde profielen?

Ook: gebruik je het systeem voor de opleiding van je eigen medewerkers of ben je een opleidingsorganisatie? Intern heb je, als organisatie, vaak een duidelijk opleidingsplan voor de medewerkers en achterhaal je (relatief) eenvoudig de noden. Voor externe gebruikers is dat minder eenvoudig. In dat geval moet je kunnen vertrouwen op een systeem dat middelen biedt om deze gebruiker zelf zijn weg te laten vinden.

3. Welke opleidingen wil je aanbieden?

Dit punt lijkt het meest eenvoudige, maar is het niet: wat voor opleidingen bied je aan in het LMS? Alleen online, digitale opleidingen? Of ook al je klassikale opleidingen? Maak je ook gebruik van opleidingen op andere systemen?

Idealiter wil je al je opleidingen aanbieden in één systeem, zodat de eindgebruiker op één plaats alle opleidingen terugvindt. Maar dat betekent ook dat je LMS dit allemaal op een vlotte, eenduidige manier moet kunnen aanbieden.

4. Welke connecties zijn nodig?

Dit wordt vaak over het hoofd gezien: een systeem staat niet op zichzelf.

Hoe verloopt bijvoorbeeld de aanmaak van nieuwe gebruikers in het LMS? Vaak heb je al een database met personeelsgegevens. Idealiter leest een LMS deze gegevens in en hoef je dus niet een tweede keer al deze gebruikers aan te maken. Of kunnen gebruikers zichzelf registreren op het LMS via de website?

Dit lijken triviale vragen, maar ze hebben een grote impact op het gebruiksgemak en het succes van je LMS. Kijk maar om je heen en vooral op je eigen online ecosysteem: op een heleboel online platformen log je in met je Google- of Facebookgegevens: Spotify, Runtastic, YouTube, … je maakt zelden nog aparte accounts aan voor al deze systemen.

Is het dan een levensvatbaar idee om een gebruiker aparte inloggegevens te laten gebruiken voor alle systemen in het bedrijfsecosysteem? Waarschijnlijk niet. Kies dan voor een LMS dat dit gemakkelijk toelaat.

5. Wat zijn de auteursmogelijkheden?

Auteursmogelijkheden … Say what?

Geen nood: daarmee bedoelen we of het nieuwe systeem ook de mogelijkheid moet bieden om zelf opleidingen aan te maken. Zo ja, hoever moet je daarin kunnen gaan? Enkel tekst invoeren? Of wil je mooie animaties maken, testjes aanbieden en filmpjes tonen?

De meeste systemen vandaag hebben een zogenaamde auteursmodule, maar ze gaan niet allemaal even ver in de mogelijkheden. Deze wordt vaak over het hoofd gezien in de analysefase.

Hulp van buitenaf

Je merkt het, zo’n analyse vraagt tijd en is best complex. Het overzicht bewaren is niet altijd even makkelijk. Het loont daarom soms de moeite om een externe partij in te schakelen om je gedachten op een rij te zetten. Organiseer, onder leiding van deze externe partners, een aantal workshops om die analyse te doen. Het helpt vaak om zin van onzin te scheiden, om prioriteiten te scheiden van minder belangrijke factoren.

Workshops met alle stakeholders

Het is van primordiaal belang dat alle stakeholders vertegenwoordigd zijn in deze workshops. Nodig mensen uit van alle departementen die, zelfs al is het zijdelings, te maken zullen krijgen met dit LMS. Dan hebben we het uiteraard over de opleidingsverantwoordelijken, de cursisten maar ook de instructional designers, technische profielen (zoals ICT-support), mogelijks een klantendienst etc.

Elke gebruiker komt namelijk met zijn eigen eisen en wensen. Om die overeen te stemmen, moeten die allemaal op voorhand op tafel liggen. Als bijkomende bonus, helpt dit om de integratie en acceptatie van het nieuwe systeem achteraf te vergemakkelijken.

What’s next?

Deze stap, de analyse, is de meest belangrijke in je zoektocht. Wat doe je dan als deze fase afgerond is? Dan wordt het pas echt interessant, want: concreet! Dat bekijken we in een volgend artikel. Houd deze blog in de gaten!

Wat denk jij?

Wat is jouw ervaring met de zoektocht naar een LMS? Loont het volgens jou de moeite om zo uitgebreid te analyseren en alle stakeholders uit te nodigen? Deel je mening in de reacties hieronder!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

LEERNIEUWS IN UW MAILBOX

U vindt Lerenmetresultaat.be een leuke bron van inspiratie? Maar u wilt graag nog meer lezen over het organiseren van opleidingen? Of u wilt onze Cevora-opleidingen beter leren kennen? Schrijf u dan nu in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Gerelateerde posts