De zoektocht naar een nieuw LMS: jouw gids naar een finale keuze

We zetten onze … enfin, jouw zoektocht naar een LMS verder! Uit het vorig artikel leerde je wat de 5 essentiële vragen zijn voor een goede analyse. Heb je de antwoorden? Goed, maar wat nu? Dat maken we je duidelijk in dit artikel: jouw stappenplan om tot een definitieve beslissing te komen.

Bouw een huis, geen kasteel

Mistig en mysterieus, dat wel, maar wil je er ook in wonen? (foto: Tim Rebkavets)

Stel: je bouwt een huis voor je gezin. Als je met z’n vieren bent, heb je geen kasteel nodig met 10 slaapkamers, 5 badkamers en een verwarmd zwembad. Hetzelfde geldt voor een LMS: focus op wat je écht nodig hebt en wat je écht gaat gebruiken. Het beste en duurste systeem is daarom niet het meest geschikt voor jou.

In zo’n immens kasteel raak je toch van alles kwijt!

Noden vs. wensen

Gebruik de uitkomst van de analyse om een lijst op te stellen van need-to-haves en nice-to-haves. Maak een functionaliteitenlijst als basis om systemen te beoordelen. Scoort een systeem hoog op alle vereiste punten? Dan is het een geschikte kandidaat.

Foto: Glenn Carstens-Peters

Net als bij de zoektocht naar een huis ga je ook niet enkel af op de foto’s die je online of bij de makelaar vindt: je moet ook bij de zoektocht naar een LMS dieper graven om de echte pareltjes te vinden. Elk LMS prijst zichzelf namelijk aan als het beste en meest innovatieve LMS dat er is.

Contacteer daarom steeds een verkoper of vertegenwoordiger en vraag een online demo, zo mogelijk in combinatie met de toegang tot een testomgeving van het LMS. Stel je niet tevreden met een vaag antwoord: vraag door.

Eerste selectie en request for information (RFI)

Na deze demo- en gespreksronde maak je een eerste selectie aan aanbieders. Vraag hen om je een eerste voorstel te doen op basis van je eisen en wensen. Stuur hen zeker de functionaliteitenlijst door, zodat ze een antwoord kunnen geven op alle punten waaraan een systeem moet voldoen. Hoed je ook hier voor simpele ja / nee-antwoorden op je vragen: je wilt duidelijke, aantoonbare informatie.

Dit noemen we de ‘request for information’-fase, kortweg RFI. Je vraagt de geselecteerde aanbieders om antwoorden op de lijst van functionaliteiten die je hebt opgesteld.

Foto: Emily Morter

Hoe beoordeel je het aanbod?

Vervolgens kan je een aantal knopen doorhakken. De antwoorden op de RFI zijn je leidraad. Ga hierbij methodisch te werk: geef scores op de belangrijkste aspecten, concentreer je op de need-to-haves en beschouw de nice-to-haves als bonuspunten.

Noteer zo voor elk systeem hoe ze scoren op deze aspecten. Stel voor jezelf ook prioriteiten op. Is prijs het belangrijkste argument? Geef dat dan een groter gewicht. Is integratie een breekpunt? Zet het dan eerder in je selectie. Op deze manier creëer je een trechter waardoor de systemen moeten passeren. Niet alle systemen geraken door de uitgang.

Uiteindelijk maak je op basis van de antwoorden een nog kleinere selectie van systemen die aan je meeste belangrijke vereisten voldoen. Probeer je hier te beperken tot een lijst van maximaal drie à vier systemen die doorgaan naar de volgende ronde.

Voel je je als de aapjes bij een LMS? Weg ermee. (Foto: Joao Tzanno)

Werk met concrete gevallen

Je wilt vooral weten of de geselecteerde systemen hun beloftes waarmaken. Dit achterhaal je door zogenaamde use-cases op te stellen: dit zijn typische situaties en concrete gevallen die bij jou van tel zijn en waarin jij het systeem zal gaan gebruiken. Deze use-cases focussen op hoe je het systeem dagelijks zal gebruiken.

Wat bevraag je in deze use-cases?

Heb je je initiële analyse goed uitgevoerd? Zijn alle betrokken partijen bevraagd? Dan test je in de use-cases de volgende zaken:

  1. Alle soorten gebruikers die het systeem zullen gebruiken.
  2. De verschillende omgevingen / acties waarin de gebruikers moeten navigeren of die ze moeten uitvoeren.
  3. De organisatie van de opleidingen.
  4. De eventuele aanmaak van de opleidingen.
  5. De integratie en communicatie van je LMS met andere systemen in je IT-landschap (bijvoorbeeld met je intranet, je facturatiesysteem, je talent management-systeem etc…)
  6. De rapportages die je uit het systeem wilt halen.
  7. De integratie met eventuele externe aanbieders van opleidingen.
  8. De toegangen voor docenten, cursisten, opleidingsverantwoordelijken.
  9. De aanpassing van het LMS aan de look & feel van jouw bedrijf.
  10. De mogelijkheden voor de dagelijkse ondersteuning. Welke ondersteuning verwacht je, in welke talen?

Uitgebreide demo’s

Nodig de aanbieders dan uit voor een uitgebreide demo waarin ze aantonen dat hun systeem werkt voor jouw organisatie. Nodig alle stakeholders uit om mee hierover te oordelen.

In deze fase ga je na of wat op papier wordt voorgesteld ook in de realiteit uitgevoerd kan worden. Dit wil je op voorhand uitklaren en niet pas ontdekken als het systeem al is geïmplementeerd.

Tot slot: je finale selectie

Als je deze fase hebt doorlopen, dan heb je een uitstekend beeld van de verschillende systemen en hoe ze, binnen jouw context, zullen werken. Je hebt dan ook een beeld van welke kandidaat het sterkst naar voren treedt als jouw nieuwe LMS.

Keuzestress maakt steeds deel uit van zo’n proces. Maar als je je voorbereidend werk goed hebt gedaan en alle kandidaten aan je persoonlijke inquisitie hebt voorgelegd, dan mag je er zeker van zijn dat je uiteindelijke beslissing de juiste zal zijn.

Je merkt het: deze zoektocht vraagt tijd, maar de keuze voor een LMS is te belangrijk om over ijs van één nacht te gaan.

Veel succes!

Eén nacht ijs – heb je ‘m? (Foto: Nicolas J. Leclercq)

Jouw mening

Wat denk jij: is deze gids compleet? Ontbreken er etappes die je zeker zou toevoegen? Of heb je andere suggesties of feedback? Laat het ons weten in de reacties hieronder!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

LEERNIEUWS IN UW MAILBOX

U vindt Lerenmetresultaat.be een leuke bron van inspiratie? Maar u wilt graag nog meer lezen over het organiseren van opleidingen? Of u wilt onze Cevora-opleidingen beter leren kennen? Schrijf u dan nu in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Gerelateerde posts